Program Sertifikasi RSPO
Perkumpulan Petani Kelapa Sawit (PERKASA) Sungai Gelam
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Internal Control System (ICS) merupakan sistem pengendalian internal yang digunakan dalam sertifikasi kelompok petani RSPO. Sistem ini berfungsi memastikan seluruh anggota kelompok telah memenuhi standar RSPO secara konsisten sebelum dilakukan audit oleh lembaga sertifikasi independen.
Tim ICS bertanggung jawab membangun, menjalankan, memantau, mengevaluasi, dan meningkatkan sistem manajemen kelompok agar seluruh anggota mematuhi persyaratan RSPO.
BAB II
TUJUAN TIM ICS
Tim ICS bertujuan untuk:
Menjamin seluruh anggota mematuhi Standar RSPO.
Memastikan seluruh dokumen kelompok tersusun dengan baik.
Melakukan pengawasan rutin terhadap kebun anggota.
Mengidentifikasi ketidaksesuaian (Non-Conformity).
Menyusun tindakan perbaikan (Corrective Action).
Menyiapkan kelompok menghadapi audit eksternal.
Menjaga integritas sertifikasi RSPO.
BAB III
STRUKTUR TIM ICS
Tim ICS umumnya terdiri dari:
Manajer Kelompok (Group Manager)
Koordinator ICS
Sekretaris ICS
Administrator Dokumen
Petugas Database
Internal Auditor
Penyuluh/Pendamping Lapangan
Petugas Pemetaan (GIS)
Petugas Legalitas
Petugas Lingkungan
Petugas K3
Petugas Sosial dan Ketenagakerjaan
Tim Pengaduan (Grievance)
Tim Ketertelusuran (Traceability)
Tim Pelatihan
Tim Monitoring dan Evaluasi
BAB IV
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
1. Manajer Kelompok (Group Manager)
Tugas Pokok
Memimpin seluruh pelaksanaan sertifikasi RSPO.
Fungsi
Menetapkan kebijakan kelompok.
Menyetujui program kerja.
Mengawasi seluruh kegiatan ICS.
Menandatangani dokumen resmi.
Menjalin kerja sama dengan stakeholder.
Mengambil keputusan atas temuan audit.
Memastikan tersedianya anggaran pelaksanaan RSPO.
2. Koordinator ICS
Tugas Pokok
Mengelola seluruh pelaksanaan Internal Control System.
Fungsi
Menyusun rencana kerja tahunan.
Mengkoordinasikan seluruh anggota ICS.
Mengawasi pelaksanaan inspeksi internal.
Memastikan seluruh SOP diterapkan.
Menyusun laporan berkala.
Menjadi penghubung dengan auditor eksternal.
Mengendalikan tindakan koreksi.
3. Sekretaris ICS
Tugas Pokok
Mengelola administrasi kelompok.
Fungsi
Menyusun surat menyurat.
Menyimpan arsip.
Membuat notulen rapat.
Mengatur jadwal kegiatan.
Mengelola dokumen legal.
Mengarsipkan hasil audit.
4. Administrator Dokumen
Tugas Pokok
Mengendalikan seluruh dokumen RSPO.
Fungsi
Menyusun SOP.
Mengendalikan revisi dokumen.
Menyimpan formulir.
Mengelola daftar induk dokumen.
Menjamin dokumen terbaru digunakan.
5. Petugas Database
Tugas Pokok
Mengelola seluruh data anggota.
Fungsi
Menginput data petani.
Menginput data kebun.
Mengelola data produksi.
Memperbarui database.
Menyusun laporan statistik.
6. Internal Auditor
Tugas Pokok
Melaksanakan audit internal.
Fungsi
Menyusun jadwal audit.
Memeriksa kepatuhan anggota.
Menyusun checklist audit.
Mengidentifikasi ketidaksesuaian.
Menyusun laporan audit.
Memverifikasi tindakan perbaikan.
7. Penyuluh/Pendamping Lapangan
Tugas Pokok
Mendampingi petani menerapkan standar RSPO.
Fungsi
Memberikan penyuluhan.
Membimbing budidaya.
Membantu pencatatan kebun.
Memantau perkembangan anggota.
Memberikan konsultasi teknis.
8. Petugas Pemetaan (GIS)
Tugas Pokok
Mengelola data spasial.
Fungsi
Memetakan kebun anggota.
Memverifikasi batas lahan.
Mengelola koordinat GPS.
Menyusun peta kelompok.
Mengidentifikasi kawasan lindung.
9. Petugas Legalitas
Tugas Pokok
Memastikan legalitas anggota.
Fungsi
Memeriksa dokumen lahan.
Memverifikasi identitas petani.
Mengelola dokumen kepemilikan.
Membantu penyelesaian administrasi.
10. Petugas Lingkungan
Tugas Pokok
Mengawasi aspek lingkungan.
Fungsi
Mengidentifikasi kawasan konservasi.
Mengawasi sempadan sungai.
Mengendalikan limbah.
Memantau penggunaan pestisida.
Mengawasi pengelolaan sampah.
11. Petugas K3
Tugas Pokok
Mengawasi penerapan Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
Fungsi
Mengawasi penggunaan APD.
Memberikan pelatihan K3.
Memeriksa peralatan kerja.
Melaporkan kecelakaan kerja.
Mengelola kotak P3K.
12. Petugas Sosial dan Ketenagakerjaan
Tugas Pokok
Memastikan aspek sosial terpenuhi.
Fungsi
Memastikan tidak ada pekerja anak.
Memastikan tidak ada kerja paksa.
Memastikan upah sesuai ketentuan.
Menangani isu diskriminasi.
Memfasilitasi komunikasi dengan masyarakat.
13. Tim Pengaduan (Grievance)
Tugas Pokok
Mengelola seluruh pengaduan.
Fungsi
Menerima pengaduan.
Mencatat pengaduan.
Menyelidiki permasalahan.
Menyusun rekomendasi.
Menyelesaikan konflik.
14. Tim Ketertelusuran (Traceability)
Tugas Pokok
Menjamin ketertelusuran TBS.
Fungsi
Mencatat hasil panen.
Memastikan asal TBS.
Mengendalikan pencampuran hasil.
Menyusun laporan penjualan.
Memastikan rantai pasok sesuai prosedur.
15. Tim Pelatihan
Tugas Pokok
Meningkatkan kompetensi anggota.
Fungsi
Menyusun materi pelatihan.
Menyelenggarakan pelatihan.
Mengevaluasi hasil pelatihan.
Menyusun jadwal peningkatan kapasitas.
16. Tim Monitoring dan Evaluasi
Tugas Pokok
Melaksanakan monitoring seluruh kegiatan.
Fungsi
Menilai efektivitas program.
Mengukur capaian indikator.
Menyusun laporan evaluasi.
Memberikan rekomendasi perbaikan.
BAB V
TANGGUNG JAWAB UMUM SELURUH ANGGOTA ICS
Seluruh anggota Tim ICS wajib:
Memahami standar RSPO yang berlaku.
Menjaga kerahasiaan data anggota.
Bersikap objektif dan independen.
Menghindari konflik kepentingan.
Melaksanakan tugas sesuai SOP.
Menindaklanjuti seluruh temuan audit.
Melakukan pembinaan kepada anggota.
Melaporkan hasil pekerjaan secara berkala.
Mengikuti pelatihan peningkatan kompetensi.
Menjaga integritas sertifikasi kelompok.
BAB VI
INDIKATOR KEBERHASILAN TIM ICS
Keberhasilan Tim ICS dapat diukur melalui indikator berikut:
Seluruh anggota memiliki data administrasi yang lengkap.
Seluruh kebun telah dipetakan.
Seluruh anggota memahami persyaratan RSPO.
Jumlah ketidaksesuaian (Non-Conformity) menurun.
Tindakan korektif diselesaikan tepat waktu.
Tidak terdapat pelanggaran berat terhadap standar RSPO.
Audit internal terlaksana sesuai jadwal.
Sertifikasi RSPO dapat dipertahankan atau diperoleh tanpa temuan mayor yang signifikan.
Sistem ketertelusuran (traceability) berjalan dengan baik.
Program pelatihan dilaksanakan secara rutin.
PENUTUP
Tim Internal Control System (ICS) merupakan tulang punggung keberhasilan sertifikasi RSPO bagi kelompok petani. Dengan pembagian tugas yang jelas, koordinasi yang baik, administrasi yang tertib, dan komitmen terhadap prinsip keberlanjutan, Tim ICS dapat memastikan seluruh anggota kelompok memenuhi persyaratan RSPO secara konsisten dan siap menghadapi audit eksternal.
Dokumen Tupoksi ini menjadi pedoman pelaksanaan tugas setiap personel ICS agar proses sertifikasi berjalan efektif, transparan, akuntabel, dan berkelanjutan.
Komentar
Posting Komentar